Архивная опись

Архивная опись — это основной архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись выполняет информационную, поисковую, справочную и учетную функции.

Первый и второй экземпляры описей находятся в архивохранилищах, третий экземпляр – в читальном зале. Выдаются описи пользователям только специалистами читального зала.

На 01.01.2011 в архиве по учетным данным имеется 10 197 описей.

Описи партийных и комсомольских комитетов за 1968–1977 гг. по рекомендации ЦПА ИМЛ при ЦК КПСС составлялись совместные: в первой части числится управленческая документация, во второй — дела по личному составу (ведомости по начислению и выдаче заработной платы и лицевые счета).

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата. Описательная статья включает в себя:

  • порядковый номер;
  • делопроизводственный индекс дела в организации, в которой дело было сформировано;
  • заголовок дела;
  • крайние даты;
  • количество листов в деле.

На обложке описи проставляются:

  • полное название архивного учреждения;
  • полное название учреждения-фондообразователя, сдавшего документы;
  • номер фонда;
  • номер описи;
  • крайние даты документов, входящих в опись.

К описи как к справочнику тоже составляется научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии излагаются — история фондообразователя:

  • создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты, название организации преемника;
  • масштаб деятельности организации;
  • место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни, изменения в названии и подчинении организации.

и история фонда:

  • аннотация состава и содержания документов фонда;
  • состав справочного аппарата к фонду.
См. также информацию об указателях