Отчет о работе ГКУ «Пермский
государственный архив новейшей истории»
за I полугодие 2009 года

Введение

Деятельность учреждения в I полугодии 2009 года была направлена на практическую реализацию отраслевого законодательства и нормативно-методических документов регламентирующих деятельность государственных архивов. Основными событиями, происходившими в отчетный период, были преобразование архива в краевое учреждений с новым названием и подготовка дилогии «Нас водила молодость…» об освоении целины и деятельности студенческих строительных отрядов как информационное мероприятие, посвященное году Молодежи в России. Ниже приводится краткий отчет о деятельности учреждения в I полугодии по традиционным блокам информации.

Государственное регулирование развития архивного дела

Важнейшим событием отчетного периода стало преобразование архива в государственное краевое учреждение «Пермский государственный архив новейшей истории» (ПермГАНИ). В связи с этим в архиве был разработан план преобразования учреждения включающий мероприятия по проведению экспертизы и замены локальных нормативных документов, перезаключению договоров с организациями-источниками комплектования. На сегодняшний день большинство указанных в плане мероприятий выполнено.

Первое полугодие также ознаменовалось реализацией мероприятий по устранению замечаний выявленных в результате проверки соблюдения архивного законодательства (Акт Агентства по делам архивов Пермского края от 22.12.2008). Информация о выполнении мероприятий направлена в Агентство по делам архивов Пермского края к 01.06.2009.

Большая работа проведена по составлению проекта государственного задания для архива на текущий год, а также по разработке комплекта документации для мониторинга деятельности учреждения (План-факторный контроль выполнения целевых показателей и Организация деятельности архива). В марте - апреле Агентством по делам архивов Пермского края проведена проверка состояния, постановки бухгалтерского учета и отчетности архива, отдельных вопросов финансово-хозяйственной деятельности за 2008 — I квартал 2009 года. Проверяющими сделан ряд рекомендаций.

В течение I полугодия 2009 года руководители и специалисты архива приняли участие в заседаниях экспертно-проверочной и методической комиссии Агентства по делам архивов, аппаратных совещаниях при руководителе Агентства по делам архивов, заседании Объединенного Научного совета архивных учреждений Пермского края.

По приглашению Управления по делам архивов Свердловской области директор архива М.Г. Нечаев принял участие и выступил с докладом на совещании в рамках НМС архивных учреждений Уральского ФО «Реализация антикризисных и антикоррупционных мер в государственных архивных органах и учреждениях субъектов РФ».

За отчетный период состоялось два заседания дирекции, на которых обсуждались вопросы целесообразности перспективного планирования работ по восстановлению комплектности описей на документы архива, проблемы взаимодействия с организациями-источниками комплектования архива и необходимость модернизации Интернет сайта архива.

Обеспечение сохранности документов и государственный учет документов

Работа по данному направлению проводилась в плановом режиме. Ремонтные работы, в отличие от предыдущих лет, не проводились. В архивохранилищах № 5 и 6, а так же в подвале в июне проведена биоцидная обработка для ликвидации последствий прошлогодних протечек крыши, произошедших в период ремонтных работ, и приведения условий хранения в нормативное состояние.

В соответствии с долгосрочными и среднесрочными планами осуществлялся традиционный комплекс мероприятий для обеспечения сохранности документов находящихся на государственном хранении. Основные виды работ и отчетные показатели приведены ниже в таблице:

По ряду показателей идет перевыполнение за счет того, что когда составлялся план на 2009 год, по отделу комплектования была вакансия специалиста, занимающегося улучшением физического состояния документов, и показатели были несколько занижены. В основном же можно отметить положительную динамику в выполнении плановых показателей.

Продолжен комплекс работ по учету документов: обновление списка фондов с помощью компьютерной программы «Архивный фонд»; замена карточек фондов на листы фондов; проведена выверка комплекта учетных документов по 49684 (49,7% от запланированного показателя) описательным статьям документов, прошедших проверку наличия и состояния дел, внесены изменения во все учетные документы. В течение I полугодия 2009 года руководителями по направлению обеспечения сохранности традиционно осуществлялся контроль ведения текущей документации, улучшением физического состояния дел, качеством работ по техническому оформлению архивно-следственных дел, санитарно-гигиеническим режимом в архивохранилищах.

Формирование Архивного фонда Пермского края. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве учреждений и организаций

От организаций-источников комплектования на государственное хранение в I полугодии 2009 года поступило 1008 ед. хр. в том числе 760 ед.хр. — управленческой документации и 33 ед. хр. по личному составу; от держателей личных фондов на государственное хранение передано 215 ед. хр. На 210 ед.хр. за 1990 - 2007 гг. пополнилась Коллекция документов общественных организаций прекративших свою деятельность. По сдаточным описям принято от держателей личных фондов 351 ед. хр. За 1942 - 2009 гг.

В связи с преобразованием архива в краевое учреждение проводилась работа по перезаключению договоров с организациями-источниками комплектования. Сотрудники отдела комплектования ведут переговоры с руководителями организаций об обязанностях сторон в ходе дальнейшего сотрудничества в области делопроизводства и архивного дела. В период с мая по июнь подготовлено и передано в организации 12 договоров о сотрудничестве, подписано 7. Проведены переговоры с краевым комитетом профсоюзов об организации и проведении осенью текущего года совместного совещания с руководителями крупных профсоюзных организаций и обкомов профсоюзов по вопросу обеспечения сохранности документов в профсоюзных организациях. В соответствии с планом работы на 2009 год в ряде организаций-источников комплектования были проведены 2 комплексные проверки (Пермское отделение союза театральных деятелей, профсоюз работников госучреждений и общественного обслуживания) и 1 тематическая в краевом совете профсоюзов. Девяти организациям была оказана методическая и практическая помощь в составлении номенклатур дел. За отчетный период специалистами отдела дано 65 консультаций (15 — в организациях, 29 — в архиве, 21 — по телефону).

В первом полугодии 2009 года на заседаниях ЭПМК Агентства по делам архивов были рассмотрены описи 8 фондов организаций-источников комплектования (499 ед. хр. — постоянного срока хранения и 143 — по личному составу), сдаточные описи двух новых держателей личных фондов (Верхоланцевой Р.М., Симановской Е.Ю.).

Проведены работы по составлению (обновлению) основного и потенциального списков держателей личных фондов и коллекций (утвержден решением ЭПМК агентства), внесены изменения в список организаций источников комплектования архива. На ЭПМК архива рассмотрены Примерное положение об экспертной комиссии (ЭК) организации и Примерное положение об архиве организации.

Проведена большая работа с фондообразователями по заключению договоров, проведению переговоров, организации выезда на дом к собственнику, подготовке и передаче документов личного происхождения на государственное хранение. В их числе Катаева Н.Н., Кузнецова Б.А., Бурцев Г.И., Перхун Ю.Н., Вологина Т.П., Аборкин В.И., Симановская Е.Ю., Чупин С.А., Лисовенко Л.А., Верхоланцева Р.?М. Семянников В.В., Зайцев В.В., Березняков В.С., Микрюкова К.С.

Информатизация. Создание информационно-поисковых систем

Основными задачами по данному направлению деятельности были расширение доступа к архивным документам, совершенствование системы НСА, создание и развитие автоматизированных архивных технологий.

Специалистами отдела обеспечения сохранности и госучета документов проведен ряд работ по описанию документов, переработке и усовершенствованию описей. Сверены дублетные экземпляры протоколов первичных партийных организаций. Всего просмотрено 554 ед.хр. (65% от запланированного объема), работы будут продолжены во II полугодии.

Осуществлен определенный комплекс работ по созданию объединенных архивных фондов первичных организаций КПСС Пермского городского района. В частности проведена систематизация документов (14202 листа), сформировано 8370 дел, проведено описание 235 ед. хр. Работы по созданию объединенного фонда должны завершиться в III квартале текущего года.

Во II квартале начаты работы по описанию документов личного фонда Балковой В.М., инженера-химика, капитана химических войск, разработчицы нитроглицериновых пороховых зарядов для крупнокалиберных реактивных установок (минометов М-13) легендарных «Катюш» и личного фонда пермского журналиста Аборкина В.?И. По этим фондам проводится экспертиза ценности документов, их систематизация и составление описей. Работы будут продолжены во II полугодии.

В отчетный период была продолжена работа по переработке описей № 1, 18, 46 фонда № 1 Пермского горкома КПСС. Проведена проверка на дублетность 161 ед. хр., составлен акт о выделении к уничтожению 212 ед. хр., осуществлена передача 98 дел по фондовой принадлежности, оформлено обложек для 125 дел и проведена нумерация 8259 листов.

К протоколам заседаний бюро и пленумов Пермского горкома КПСС за 1933, 1935 гг. составлены перечни вопросов общим количеством 1275 описательных статей. Научно-справочный аппарат архива пополнился 33 описями в полной комплектации. В систематический и именной каталоги влито 99 карточек. Продолжилась работа по формированию программного комплекса «Архивный фонд». Описи, составленные без применения ПВЭМ, сканировались, новые поступления описей сразу редактировались, и данные конвертировались в программу. Всего в раздел «Дело» перенесено 7241 заголовок. Увеличение объемов вводимой информации напрямую связано с подготовкой информации для нового сайта архива.

Продолжилось обновление фотокаталога вновь отсканированными документами, за отчетный период на сканере планшетного типа отсканировано 1633 фотографии. Усилиями специалистов отдела обновлялась информация на Интернет-сайте архива: новости, статьи сотрудников архива, публикации сотрудников архива в СМИ, новые поступления документов, рецензии, гостевая книга и др. Ежедневно проводилась работа по обслуживанию электронной почты, в том числе прием запросов и ответы на них.
Научная информация и использование документов. Научно-исследовательская и методическая работа

Традиционно в архиве данное направление является самым масштабным в текущей деятельности. Для удобства восприятия информацию о выполнении плановых показателей сгруппируем следующим образом.

Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами

За I полугодие в архив поступило 580 запросов, в т.ч. социально-правовых 496, тематических 84. Пока рано делать выводы о тенденции к увеличению общего количества запросов, однако определенный рост количества обращений граждан имеет место быть.

За отчетный период сотрудниками архива исполнено 570 запросов, в том числе 500 социально-правовых и 70 тематических. Число положительных ответов на социально-правовые запросы составляет 47,9%, на тематические 56,6%. Более подробный анализ будет проведен по итогам года. Сотрудники стола справок осуществляли прием и консультирование граждан обращающихся в архив за поиском документов, подтверждающих их законные права. За полгода зарегистрировано 114 обращений.

Выставочная деятельность

В отчетный период подготовка выставок документов не планировалась. В фойе архива и чи-тальном зале экспонируются выставки «Малоизвестные страницы Великой Отечественной…» и «Мы родом из СССР. Традиции всенародных праздников».

Информационные мероприятия

За год было прочитано 13 лекции для студентов вузов и колледжей, лицеистов, гимназистов и школьников, общее количество слушателей — 485 человек. Их тематика была достаточно разнообразна: история политических репрессии в Прикамье, страницы истории Великой Отечественной войны, деятельность архива. Лекции проводились как в архиве, так и за его пределами. Кроме того проведено 4 обзорные экскурсии по архиву.

Много времени было уделено работе по сопровождению Интернет сайта: обновления, размещения новой информации, ответов на запросы по гостевой книге и т.п. За I половину года на сайте было размещено 46 информационных сообщений (для сравнения за весь прошлый год всего 25). Нужно отметить, что подготовкой информации на сайт заняты не только специалисты отдела информации, но и других направлений деятельности (на долю специалистов по использованию документов приходится только треть публикаций на сайте).

За отчетный период специалисты архива приняли активное участие (выступили с информацией, докладом, подготовили информационное сопровождение мероприятия) в 13 мероприятиях, проводимых другими организациями. В их числе круглые столы «Образ и символы малого города как фактор его инвестиционной привлекательности», «Проблемы современных женщин в пермском крае», конференции «Грибушинские чтения», Прикамский Народный собор, «Романовские чтения», «Смышляевские чтения», презентации книг, конкурс «Корпоративный календарь».

Взаимодействие со СМИ

За полгода сотрудниками архива в печатные СМИ передано 9 документальных материалов, 8 из них уже опубликованы. В качестве информационных партнеров традиционно выступили историко-архивный Журнал Ретроспектива, «Промышленная безопасность и экология», а так же Архивные ведомости (г. Екатеринбург) и Российская газета. Кроме того, специалисты архива приняли участие в 2 радиопередачах и 3 новостных сюжетах пермских телекомпаний.

Исследовательская и издательская деятельность

Основным исследовательским и издательским проектом этого года является подготовка дилогии «Нас водила молодость…» посвященного юбилеям освоения целины и создания студенческих строительных отрядов. Данная публикация очень удачно сочетается с тем, что 2009 год объявлен годом Молодежи в России. Справедливости ради, нужно отметить, что некоторые работы по выявлению документов были начаты ещё в 2008 году, а сначала этого года архив приступил к полномасштабной реализации проекта. В реализации данного проекта нам помогли наши коллеги из краеведческого музея, любезно предоставившие иллюстративные материалы из своих фондов. Научными руководителями сборника документов выступили д.и.н., профессор В.П. Мохов (ПГТУ) и к.и.н., доцент М.А. Иванова (ПГУ).

За первые полгода можно подвести кое-какие итоги. Во-первых, полностью завершена работа по подготовке первой книги дилогии о целине, составлен необходимый научно-справочный аппарат, подобраны и аннотированы фотографии. Проведена первичная верстка макета и книга передана на рецензирование д.и.н., профессору Лейбовичу О.Л. и к.и.н., доценту Обухову Л.А.

Во-вторых, завершен отбор документов для второй книги по истории пермских студенческих отрядов. Начаты работы по составлению необходимого научно-справочного аппарата, иллюстративный материал аннотируется для публикации, проведена обработка воспоминаний. Работы над сборником завершаться в III квартале.

Обеспечение доступа к документам исследователей в читальном зале

Посещаемость читального зала за I половину года составила 343 посещения, количество зарегистрированных исследователей — 78. Следует отметить некоторый рост числа обращений к документам через читальный зал архива. Одной из причин послужило то, что есть определенные проблемы у исследователей по доступу к документам в Государственном архиве Пермского края, в связи с чем, некоторые исследователи меняют тему и используют более комфортные условия для работы с документами.

Научно-методическая деятельность

В отчетный период сотрудники архива приняли участие в 18 научных конференциях и круглых столах всероссийского и межрегионального уровня. Конечно в большинстве случаев участие ограничилось отправкой и публикацией тезисов, но ряд мероприятий специалистам удалось посетить и выступить со своими материалами. В общем и целом, архивистами было подготовлено более 20 тезисов выступлений на основе архивных документов, для сравнения такое же количество тезисов сотрудники архива подготовили за весь прошлый год. Данный вид деятельности как нельзя лучше позиционирует документы архива в научном сообществе и привлекает новых исследователей к фондам архива.

В течение I полугодия проведено три заседания экспертно-проверочной методической комиссии. Экспертами рассмотрены новые локальные документы, регламентирующие деятельность комиссии в связи с переименованием архива, ряд методических документов (типовых положений) в помощь организациям-источникам комплектования, проекты договоров с источниками комплектования и держателями личных фондов, а так же информационные материалы подготовленные отделом использования.

Работа с кадрами

В соответствии с Планом повышения квалификации сотрудников в архиве проводятся занятия в Школе начинающего архивиста. На год запланировано 16 занятий. В течение I полугодия проведено 7 занятий с молодыми специалистами. Главная задача — помочь «новичкам» сориентироваться в архивной специфике: получить представление об основных направлениях деятельности архивного учреждения, познакомиться с отраслевым законодательством, узнать историю архива, получить практические навыки в области обеспечения сохранности документов.

Кроме того, архивисты-стажисты на таких занятиях делятся практическим опытом и рассказывают о специфике хранящихся документов (документы КПСС и ВЛКСМ, документы по истории политических репрессий). Полученные на занятиях знания, безусловно, помогут начинающим архивистам ориентироваться в огромном массиве документальной информации, а следовательно позволят оперативно и качественно удовлетворять потребности общества в поиске сведений по документам архива.

Заключение

Подводя итоги первому полугодию, следует отметить, что учреждение успешно справляется с поставленными на год заданиями. Такой вывод подтверждается данными мониторинга деятельности архивных учреждений, который проводит Агентство по делам архивов Пермского края. Во втором полугодии нам необходимо завершить начатые работы и выполнить целевые и плановые показатели, найти средства для издания дилогии «Нас водила молодость…», презентовать этот проект в рамках краевых мероприятий, посвященных году Молодежи и конечно же отпраздновать 90-летие архивной службы Прикамья и 70-летие нашего архива.

Директор архива М.Г. Нечаев

С.А. Пономарев
236-10-88